Kort svar: hos oss finns ingen sista dag – vi tar emot julfestbokningar alla månader på året – men ju tidigare ni bokar, desto fler lokaler, datum och leverantörer finns kvar att välja mellan. Med kort varsel kan vi producera en företagsfest på så lite som två till tre dagar, med färre valmöjligheter än vid en bokning månader i förväg.
Frågan kommer varje höst, och det ärliga svaret är att det inte finns ett fast datum. Det finns däremot en tydlig kurva: de mest eftertraktade kvällarna och lokalerna försvinner först, och varje vecka som går krymper urvalet. Här förklarar vi hur vi tänker, vad som avgör hur tidigt just ni behöver vara ute, och vad som går att lösa om ni redan är sent ute.
Varför tidigt lönar sig
Enligt vår erfarenhet är det inte december som är trångt – det är de bästa delarna av december. Fredagar och lördagar i början av månaden, lokaler med rätt storlek och rätt känsla, och de underhållare som alla vill ha, bokas i en helt annan takt än en tisdagskväll i mitten av månaden. Bokar ni tidigt får ni välja fritt. Bokar ni sent får ni välja bland det som är kvar.
Tidigt betyder också bättre pengar. När vi har tid att ta in flera offerter på lokal, mat och dryck, teknik och transport kan vi jämföra och förhandla i lugn takt. Det gör vi för varje event: vi tar in flera offerter, sköter förhandlingarna och samordnar varje leverantör mot en och samma plan, och ni ser varje kostnad i budgeten utan påslag på leverantörernas priser.
Vad som avgör hur tidigt ni behöver vara ute
Tre saker styr det mer än något annat.
- Gästantalet. Ett större sällskap behöver en större lokal, och stora lokaler är färre. Ett mindre sällskap har många fler alternativ, även sent.
- Hur låsta ni är vid ett datum. Måste det vara en viss fredag? Då är tid er bästa vän. Kan ni tänka er en torsdag, en söndag eller januari? Då öppnar sig fältet igen.
- Hur mycket som ska byggas. En middag på en restaurang med eget kök kräver mindre framförhållning än en fest med scen, ljud, ljus, underhållning och transporter för alla gäster.
Berätta de tre sakerna för oss, så säger vi rakt om det ni vill ha fortfarande är möjligt – och vad som är klokt att låsa först.
Redan sent ute? Det här går att lösa
Vi kommer in tidigt när vi kan, men vi säger inte nej bara för att kalendern säger november. Tack vare vårt nätverk av lokaler och leverantörer i Europa kan vi producera en företagsfest på så lite som två till tre dagar. Det som då gäller är ärlighet om urvalet: färre datum, färre lokaler, och ibland en annan form av kväll än den ni först tänkte er. Skicka datum, plats och ungefärligt antal gäster, så ger vi ett rakt besked om vi hinner – och hur.
Så går en bokning till hos oss
- Första samtalet. Ni hör av er med datum eller alternativa datum, ungefärligt antal gäster, stad och en ungefärlig budgetram. Vi lyssnar in vad festen ska göra för er – tacka av året, fira, samla, lansera.
- Förslag. Vi tar fram ett förslag med lokalalternativ, upplägg för mat och dryck, program och en budget där varje kostnad är specificerad. Vårt arvode står för sig.
- Avtal och deposition. Datumet säkras med avtal och en deposition; resterande belopp betalas mot faktura efter eventet, enligt avtalet.
- Antal gäster. Antalet bekräftas före eventet. Ändras det, ändras priset med det – varje extra gäst debiteras per person, och ni ser vad en ändring innebär innan den bekräftas.
- Kvällen. Vårt team är på plats, leder uppsättning och slutkontroller, driver schemat i realtid och har uppsikt fram till sista nedplockning.
Hur stort måste sällskapet vara?
Det finns inget minsta antal gäster och ingen lägsta budget hos oss. Vi producerar allt från intima styrelsemiddagar till konferenser för två tusen personer, och ett mindre sällskap är välkommet – det som avgör är att upplägget och tidsramen tillåter vår nivå.
Kort sammanfattat
Boka så snart ni vet att ni vill ha en julfest, helst innan ni har bestämt varenda detalj – det är valfriheten ni bokar, inte bara datumet. Är ni sent ute: hör av er ändå. Två till tre dagar räcker för en fest, om vi får vara ärliga om vad som finns kvar.
Vill ni se hur vi arbetar med företagsevent, vilka event vi har producerat och vilka vi bygger dem med, finns länkarna nedan.